Prendre les décisions là où se trouve l’information
Il arrive qu’un plan d’amélioration d’un processus déboule « d’en haut ». Issu d’une tête pensante qui a conceptualisé une idée géniale, il rendra le processus efficace… Combien de ces projets aboutiront sur de bonnes améliorations ? pratiquement aucun ! L’échec de ces projet a différentes causes : manque de connaissance de l’existant, résistance au changement des acteurs de terrain.
Les plans d’amélioration efficaces commencent par l’analyse objective de l’existant, avec ceux qui exécutent au quotidien : les acteurs du processus. La méthode adoptée et l’animation du diagnostic sont déterminantes pour la réussite du projet. Pour les projets LEAN Office, le logigramme est un outil parfaitement adapté.
Dans un processus, les tâches sans valeur ajoutée sont historiques, ou le résultats d’ajustements par les opérateurs eux-mêmes. Elles ne sont pas décrites dans le Système Qualité. Les éliminer est pourtant le 1er enjeu d’un projet LEAN. Il faut donc s’assurer de les identifier …
le logigramme : outil indispensable du LEAN
Le logigramme complète le Gemba walk, en recueillant toutes les informations du terrain. Le format est particulièrement adapté pour un wokshop rassemblant 4 à 6 acteurs du processus. Il génère une dynamique incomparable pour la réussite d’un projet LEAN
1. une méthode objective et transparente
Le logigramme ientifie toutes les tâches réellement exécutées, sans exception. Il va au-delà du Manuel de Management, qui décrit simplement le processus de référence. En particulier , il identifie l’enchaînement des tâches avec et sans valeur ajoutée ; ces dernières étant les gaspillages « 7 MUDA » en japonais, ou « TIMWOOD » en anglais, que l’on cherchera à éliminer.
C’est aussi l’occasion de recueillir les informations quantitatives. Elles permettront d’évaluer l’impact des plans d’action qui seront proposés
2. une méthode collaborative
Le workshop rassemble 4 à 6 acteurs du processus. Les avis partagés ou contradictoires permettent d’affiner le logigramme. Il en résulte une identification plus fine des tâches, et une meilleure compréhension mutuelle entre les acteurs
3. une méthode d’écoute
Tous n’ont pas la même capacité à s’exprimer. Justement, le workshop permettra à chacun de le faire, dans un climat qui favorise l’échange constructif
de la qualité de l’animation, résulte l’engagement des participants
La méthode du logigramme engage les acteurs du processus dasn une dynamique de changement. Encore faut-il que l’objectivité, la collaboration et l’écoute soient effectifs.
Le rôle de l’animateur n’est donc pas uniquement d’apporter la méthode, mais bien de s’assurer que la dynamique d’amélioration s’installe
> Installer le climat favorable et bienveillant, en respectant les phases de préparation, introduction, divergence (jugement différé !), convergence, identification des solutions, priorisation
> Apporter la neutralité dans les discussions
> Reformuler et challenger les échanges
> Ne pas perdre de vue la « big picture »
en conclusion
La réussite du projet d’amélioration LEAN fait appel à la bonne utilisation des méthodes et outils qu’offre le LEAN ; c’est la compétence technique. Mais on voit que l’engagement des équipes dans la transformation est grandement déterminée par l’animation, qui garanti objectivité, écoute, collaboration.
L’apport d’un expert facilitera ces attentes, qu’il soit interne à l’entreprise -mais externe au processus- ou consultant externe
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